ウェビナーを成功に導くコツ23選!事前準備から開催後まですべて解説【2024年最新版】

ウェビナーを成功に導くコツ23選!事前準備から開催後まですべて解説

ウェビナーの品質を上げるためにマーケティング担当者のなかには、
「以前ウェビナーを開催したことがあるがうまくいかなかった」
「ウェビナーを開催する際のコツを把握して成約につなげたい」
「どうすれば効果的なウェビナーを開催できる?」
などのお悩みを抱えているのではないでしょうか。

セミナーをオンラインで行うことが一般化し、ウェビナーを導入している企業は多いはず。自社でもウェビナーを活用し、新規顧客獲得につなげようと導入した企業もあるでしょう。

しかし、以前ウェビナーを開催したものの、なかなか集客や成約につながらないと悩んでいるのではないでしょうか。ウェビナーを成功させるコツを把握して、商品・サービスの成約につなげたいと考え「ウェビナー コツ」などで検索していると思われます。

そこでこの記事では、ウェビナーを成功させるコツを事前準備から開催後まですべて網羅し解説します。

※ウェビナーのコツを知りたい方は、動画幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、最適な会社を選定します。相談料も紹介料も一切かかりません。

【無料】ウェビナーのコツを教えてもらう

目次
  1. 1. 【事前準備】ウェビナーを上手く開催するためコツ13選
    1. 1-1. ウェビナーの目的・ターゲットを決める
    2. 1-2. 役割分担を明確に決める
    3. 1-3. 早い段階から的確な方法で集客を行う
    4. 1-4. ウェビナーのタイトルを魅力的にする
    5. 1-5. 事前アンケートで顧客ニーズを把握する
    6. 1-6. 事前に参加者へ資料を送付する
    7. 1-7. リマインドメールを送信する
    8. 1-8. 参加者のウェビナー参加のベネフィットを明確に伝える
    9. 1-9. ウェビナー本番で見せる資料は1スライドにつき1メッセージのみ
    10. 1-10. (講師と相談の上)講師用の台本は作りこみ過ぎない
    11. 1-11. 資料には数値的データ・グラフを十分にそろえる
    12. 1-12. 配信環境を整える
    13. 1-13. 画面や音声トラブルに備えて「時間稼ぎの話題」を用意しておく
  2. 2. 【開催中】ウェビナーを成功させるためのコツ7選
    1. 2-1. 講師側
    2. 2-2. 司会側
  3. 3. 【開催後】ウェビナーを成約につなげるコツ2選
    1. 3-1. 参加者のデータを収集して分析する
    2. 3-2. アフターフォローを行う
  4. 4. 【まとめ】ウェビナーのコツを把握しよう

【事前準備】ウェビナーを上手く開催するためコツ13選

ウェビナーを成功させるには、事前準備が非常に重要です。適切な準備ができていなければ、ウェビナーを成功させられる可能性が低くなります。

ウェビナーの目的・ターゲットを決める

開催する目的や狙う顧客ターゲットによって、ウェビナーで発信する内容や集客方法が異なります。目的やターゲットが決まらないまま開催しようとすると、ウェビナーの内容と顧客のニーズがマッチしません。集客の段階でなかなか申し込みが増えなかったり、参加しても「想定していた内容と違う」と感じて途中で退室することになったりします。

例えば、自社の商品・サービスを購入してもらうのが目的であれば、商品・サービスの特徴や活用方法、事例などの紹介をして購買意欲を高められる内容にするのです。また、ウェビナーに参加してもらうターゲットを明確にすると、Webサイト・SNS・リスティング広告などどのような方法で集客するかが決まってきます。仮に20代の消費者を集客するのであれば、普段の生活で使用頻度が高いTwitterやInstagramなど、SNSを集客に利用すると申込者が集まりやすいでしょう。

役割分担を明確に決める

登壇して話す人やQ&A対応担当、申込者の入室管理担当など、ウェビナー運営にはさまざまな役割があります。すべての役割を1人で行おうとすると作業量が多くなり「質問したのに回答してくれない」「ID・パスワードを入力したのに参加できない」といったことが発生し、参加者からの質問・トラブル対応しきれない恐れがあります。

ウェビナーを成功させるためには、Q&A対応係や動画配信担当など、複数名で役割分担することで準備・当日の運営が円滑になります。その結果、参加者がウェビナー内容で感じた疑問を解消できたり、遅延がない動画配信ができたりするので、顧客満足度の向上につながるでしょう。

早い段階から的確な方法で集客を行う

開催数日前に集客を開始すると、参加者の予定が合わず申し込みが増えません。できるだけ早い段階から集客を行って、ウェビナーの認知を広めることで申込者を増やしましょう。

集客するには以下のような方法が考えられます。
・告知メール:自社で管理している顧客のメールアドレス宛に告知する
・自社サイト:自社サイトにウェビナーの告知ペーシを設ける
・SNS:自社や従業員のSNSアカウントでウェビナーの告知を投稿する
・SNS広告:TwitterやFacebookなどの広告を利用する

集客を開始する際は、2週間前までに行うのが目安です。自社サイトで告知する場合は、目安として1ヶ月前までに掲載するのがおすすめ。掲載後申込者が急増することは少ないので、期間に余裕を持って自社サイトに公開しましょう。

ウェビナーのタイトルを魅力的にする

ウェビナーのタイトルは顧客が申し込みをする際に、初めて目にする第一印象であり、魅力的なものにしなければなりません。集客の際に配信するメルマガや申し込みを募るLPにも、タイトルが魅力的でなければ集客できません。顧客が思わず参加したくなるようなタイトルにすることで、申込者の数を増やせます。

タイトルを作る際は「どんな内容なのか」「参加すると何を得られるのか」を瞬時にイメージできる内容が好ましいです。すると、ウェビナーに参加すると得られる情報を一目で判断できるので、顧客が「知りたい」と感じて申し込みにつなげられるでしょう。

例えば、セミナーの集客に課題がある顧客がターゲットの場合は「1週間で100人の集客に成功!セミナーの申込者を増やしたコツとは」のようなタイトルがつけられます。魅力的なタイトルをつけて、ウェビナーの集客に活用してみてください。

事前アンケートで顧客ニーズを把握する

顧客に対して事前アンケートを取ることで「どんな悩みがあるのか」という顧客のニーズを把握できます。ウェビナーは気軽に参加できる分、顧客のニーズにマッチしないウェビナー内容だと「興味がない」と判断されます。申込者の数が増えなかったり、参加者が途中で退室することにつながるでしょう。

BtoB向けのウェビナー開催に向けた事前アンケートを取る際は、以下のような項目をヒアリングすると顧客ニーズを判断しやすいです。

・最近業務で困っていることはありますか
・どのような商品・サービスがあると改善されますか

例えば「遠方の拠点に勤務している従業員と会議をするため、ツールを導入したい」といった悩みがあれば、ウェビナーでおすすめのWeb会議ツールの紹介ができます。顧客ニーズにマッチしているので、申込者が増える可能性があります。

事前に参加者へ資料を送付する

参加者に対して、事前にウェビナー当日で説明する資料を送付することで、内容の大枠を理解できるため、ウェビナーへの興味・期待度が高まるでしょう。その結果、申込者の参加率の向上や、途中退室の予防効果が得られます。

事前に当日の資料を送付すると顧客が目を通してくれるので、ウェビナー当日の理解が深まる効果もあります。商品・サービスに興味が出てくる可能性もあるため、成約率や売上アップが見込めるでしょう。

もしウェビナー資料の送付ができない場合は、説明資料の中から一部抜粋したものを送付すると、参加者はどんなウェビナー内容なのかを理解しやすいです。

リマインドメールを送信する

ウェビナーの開催日が近づいたら、リマインドメールを送ることで、申込者の参加率を上げられます。人によってはウェビナーを申し込んだのに、別の予定に入れてしまったり、ウェビナーの存在を忘れている恐れがあり、当日参加してきません。

リマインドメールを送信するタイミングは、開催日前日が目安です。2週間前や1週間前だと、リマインドして申込者がウェビナーの存在を思い出しても、開催日までに時間があるので忘れてしまう可能性があります。

リマインドメールを活用して参加率を上げることは、ウェビナーを成功に導くコツの1つです。

参加者のウェビナー参加のベネフィットを明確に伝える

セールスライティングと同様に、顧客が自社のウェビナー参加(商品購入)のベネフィット(利益)を明確にするのが重要です。そうすることで、ウェビナー申込者が当日より意欲的に参加しようと感じ、最後までウェビナーを視聴しようという気になるためです。

顧客がウェビナーに参加するメリットを伝えるのが、当日の終盤になってしまうと「結局何が言いたいの?」と感じてしまいます。さらにウェビナーは参加者のカメラとマイクがオフになっていることから、ベネフィットを言わずダラダラ話していると、途中で退室することにつながるでしょう。

ウェビナー開催して冒頭で、再度顧客が得られるベネフィットを明確にしてから、商品の説明に入ってみてください。

ウェビナー本番で見せる資料は1スライドにつき1メッセージのみ

ウェビナー本番で画面に映す資料には、1スライドの中で複数のメッセージを含めないほうが情報の伝わりがスムーズです。1つのスライドに情報を詰め込みすぎると、視聴者が「結局何が言いたいの?」となってしまい、講師が伝えたい情報を伝えられないためです。

さらに、スライドの中に文字が多いと視聴者が読み切れないので、ウェビナー内容の理解が深められません。よって、商品・サービスへの興味付けができず、成約につながらなくなるでしょう。

ウェビナーの資料を作成する際は、1スライドにつき1メッセージのみにするのが重要。例えば、結論となるメッセージを1つだけ大きく表示し、その下に説明を小さく入れると情報を読み取りやすくなります。そのため、講師が本当に伝えたい情報を伝えられるようになります。

資料が読みやすくなることで、視聴者の集中力が上がって、ウェビナー内容の理解度の向上につながります。

(講師と相談の上)講師用の台本は作りこみ過ぎない

講師の特質にもよりますが、台本を作りこみすぎると情報量が多くなって、話し手の言葉に感情が乗りません。講師が台本を読むのに必死で、棒読みになってしまうためです。

ウェビナーは対面セミナーと違って、会場の雰囲気や講師の細かな表情が分かりません。どんなに良い内容のウェビナーでも、講師が棒読みだと気持ちが伝わらず参加者の感情が動かないです。
商品・サービスの興味が湧かず購入につながりにくくなる恐れがあります。

また、講師が話す情報量が多くなり、読み間違える可能性が増えます。読み間違えが続くと視聴者がウェビナーの内容に集中できず、途中離脱する参加者も出てくる恐れがあります。

自社商品を紹介する台本を作成する際は、ウェビナーを通して1番伝えたいことを先頭に持ってきて、伝えたいことの理由や導入費用などの必要最低限の情報を記載したシンプルな資料にするのが好ましいです。
講師の話が参加者の頭に入ってきやすくなり、内容の理解をしやすくなるでしょう。

資料には数値的データ・グラフを十分にそろえる

ウェビナーで説得力のある話をするためには、数値的なデータや具体的な根拠などを示すことが必要です。具体的な数値や根拠を用いることで、参加者が「このサービスを導入すると、〇〇%業務効率が上がるのか」と、購入後の効果をイメージしやすくなります。その結果、サービスの購入につながるのです。

例えば「多い」より「1000個」などのように、具体的な数値を示して話すほうがわかりやすく説得力があります。「増えた」より「〇〇%アップした」の方が、効果をイメージしやすいでしょう。

ウェビナーでは講師の表情や雰囲気が分かりづらく、声を聞いて参加者が情報を取得します。数値的なデータ・グラフを使わないで淡々と話していると、重要なことがあっても参加者が聞き逃してしまいます。独自調査結果やアンケート結果などをデータやグラフ化して、客観的な根拠も交えて話すのがおすすめです。参加者に納得してもらいやすくなるので、商品の購入につながります。

配信環境を整える

ウェビナーの配信環境を整えることで、当日のトラブルに備えられます。配信トラブルは画面が固まったり、音声が聞こえづらくなったりなどウェビナーに悪影響を招き、最悪の場合中止になることもあるのです。事前にインターネット状況を確認して配信環境を整えることで、トラブルの発生を軽減できます。

事前準備では、主にインターネット環境や音声の聞こえ方、画面の映りを確認しましょう。もし不具合があるようであれば、必要に応じて配線工事をするといった作業が必要になります。
ただし、配信トラブルを完全になくすことは困難です。急にトラブルが発生しても問題ないように、予備のパソコンやポケットWi-Fiを用意しておくと、トラブルの対処がしやすいです。

また、参加者から講師の見え方を工夫するため、外付けカメラや照明、マイクを用意するのも効果的です。例えばパソコンに備え付けられているカメラだと見下ろすような視線になって、参加者に偉そうな印象を与えかねません。外付けのカメラにすることで、目線と同じ高さになって偉そうな印象を与えることはなくなります。

外付けのマイクには、下記のような商品があります。日本のオーディオ機器メーカーが販売している商品で、コンパクトなので広い場所を必要としません。さらに単一指向性のため特定の全方向ではなく、特定の方向からの音声を拾いやすいです。

マイク

画像引用:audio-technica

カメラは下記製品がおすすめ。コンパクトなのでパソコン上部に置いて使えます。ワイドな画面に加えて自動光補正があるので、自動的に画像を明るくしてくれます。

カメラ

画像引用:logicool

画面や音声トラブルに備えて「時間稼ぎの話題」を用意しておく

いくら配信環境を整えていたとはいえ、本番で突然画面が映らなくなったり、資料がスムーズに出なくなったりするトラブルは発生します。テレビの生放送で例えるなら、映すべきVTRが流れないなどのトラブルが生じることもあるでしょう。

その際に、画面や音声トラブルに備えて「時間稼ぎの話題」を用意することで、万一配信がストップしても沈黙の時間になることはありません。さらに参加者の不安も軽減させられるため、退室する可能性が少ないです。

画面・音声のトラブルに備えて質疑応答などといった「時間稼ぎの話題」を用意しておき、参加者へ展開することで、トラブル対処の時間稼ぎができます。

【無料】ウェビナーについて相談する

【開催中】ウェビナーを成功させるためのコツ7選

開催中にウェビナーを成功させるコツを把握していないと、参加者が途中で退室したり、内容の理解度が低かったりすることにつながります。商品・サービスに興味がある見込み客にならないので、成約につながりづらいです。

講師側

【開催中】ウェビナーを成功させるためのコツ|講師側

講師はウェビナーのメインを務めるので、直接参加者に対して情報を発信します。講師がウェビナーを成功させるコツを把握しないと、参加者の興味がわかない結果になりかねません。

最初はアイスブレイクを入れる

参加者が「どんな人が登壇するのだろう」「どんな感じで進めていくのだろう」と緊張している可能性があります。緊張した状態だと、講師の話が参加者の頭に入りづらいので、ウェビナー内容の理解度が落ちます。その結果、紹介する商品・サービスなどへの興味が湧きません。

ウェビナーを開催する際はいきなり資料の説明に入らず、アイスブレイクとして講師の自己紹介をするのがおすすめ。また、例えばウェビナー参加者の多くがファッションのECサイト関連の会社員の場合は、恐らく多くの参加者が知っているであろうおしゃれ芸能人の話を少しするなどもいいでしょう。

初対面で「講師はどんな人なんだろう」と身構えている参加者の緊張が解けて、楽な気持ちで講師の話を聴きやすくなります。ウェビナーの理解度が高くなり、興味が湧いて商品の購入につながりやすくなります。

双方向のコミュニケーションを意識する

ウェビナーはWebミーティングと違って、参加者のカメラとマイクがオフになっているので、双方向のコミュニケーションが取りづらいです。意識しないと講師が一方的に話すだけのウェビナーになってしまい、参加者の集中が切れる可能性があります。
さらに、参加者の表情や会場の雰囲気が感じ取れない分、話についてこられているのか判断できません。もしかしたら、講師の話が難しくてウェビナーの内容を理解できていない可能性もあるでしょう。

ウェビナー中は参加者に質問して回答をもらえるQ&Aや投票、講師の話を聞いた感想を聞けるアンケートなどを活用するのがおすすめ。参加者が意見を出したり考えたりする時間があり、双方向のコミュニケーションが取れるので、参加者の集中力が途切れづらいです。よって途中で退室せず、最後までウェビナーを聞いてくれることに繋がります。

また、参加者の「〇〇の部分の説明がわからない」と言った悩みをウェビナー中に解消できるので、講師の話の理解度が上がって商品・サービスへの興味が湧いてくるのを期待できます。

できる限りジェスチャーを使う

ウェビナーで話をする際は、ジェスチャーを使うことで説得力を持たせられます。声だけだと話している内容が単調になりやすく、聞き手の集中力が低下するためです。ウェビナー内容の理解が低くなり、見込み客の集客につながりません。

話の中に効果的なジェスチャーを入れることで、参加者の聴覚だけでなく視覚にも情報を響かせられるので、内容をより理解しやすくなります。例えば「この商品を購入するメリットは5つあります」のように数字を伝える際に、手で数字の5を表すと表現が増します。

参加者の予想を裏切る展開を入れる

ウェビナーで淡々と説明をするより、良い意味で参加者の予想を裏切る展開を入れると、参加者は驚いてウェビナーの内容に関心をより強く寄せるようになります。

例えば、何か一般的に良いとされている方法論などを紹介した上で「皆さん、今お伝えしたことは……絶対に実践しないようにしてください!」と言ってみましょう。
すると参加者は「どういうことだろう?」「通常は〇〇なはずなのになぜ実践しない方が良いのか?」「理由・続きを知らずにはいられない」という気持ちになるので、一気に興味・関心が上がってウェビナーに釘付けになります。

必要に応じてプロの講師に依頼する

自社の人材がウェビナーの話し手として登壇することに不安があるなら、プロの講師に依頼するのも1つの手段です。人前で話すことに慣れていないと、ウェビナーの配信中に緊張してしまって上手く話せないことが考えられます。「あー」「えー」などの言葉が多いと、歯切れが悪くなり、参加者が話し手に対して自信がなさそうと感じるでしょう。

ウェビナーの講師をプロに依頼すれば、人前で話すことに慣れていて、冒頭の掴みやクロージングなどで参加者に興味をもってもらいやすいです。その結果、成約につながる可能性が高くなります。

また外部のパートナー企業の商品・サービスを取り扱っている場合、実際に開発している会社の人材に紹介してもらったほうが、製品知識が豊富なので活用シーンや事例などをアピール可能。ウェビナー参加者限定で開発秘話を話すと、特別感が出て興味を持ってもらいやすくなるでしょう。

司会側

【開催中】ウェビナーを成功させるためのコツ|司会側

司会者がウェビナーを成功させるコツを把握していないと、円滑な進行ができない可能性があります。進行が円滑に進まないと、参加者の集中力が低下します。講師の話の理解度が落ちるといったことにつながるのです。

参加者が疑問に感じるであろう内容を講師に質問してみる

講師が商品・サービスの良い面ばかり説明していると、参加者は聞いている内容に対して「それは本当なの?」と疑問に感じるケースがあります。司会者が講師の説明を聞いて疑問に感じた部分は、参加者も同様に疑問に感じているかもしれません。

ウェビナーの参加者は基本的にマイクがオフなので、発言して質問できません。テキストで文章を入力するには多少の時間がかかるため、司会者が質問するほうが早いケースがあります。さらに参加者からは聞きづらい可能性もあるでしょう。

そのため、司会者が講師の説明で疑問に感じたことは、司会者も講師に質問して参加者の疑問を解消するのも、ウェビナーを成功に導くコツの1つです。

参加者に発言・チャット投稿をさせる

ウェビナーは参加者のマイクがオフになっており、講師からの一方的なコミュニケーションになりがちです。参加者の発言やチャット投稿がないと、双方向のコミュニケーションが取れません。

参加者に発言・チャットの投稿を促すことで、講師と参加者双方向のコミュニケーションが取れます。例えば発言・チャットには、以下のような使い方があります。

1.「今日の朝ごはんは何でしたか?」など題を振り、場を和ませる
2.ウェビナーの内容に関するクイズを出して回答してもらう
3.はい/いいえで答えられる問いかけをする

参加者がアクションできるように司会から振ることで、参加者が受動的にならず、積極的にウェビナーを受けられます。すると、ウェビナーの内容がしっかり身につく効果も見込めるでしょう。

【無料】ウェビナーについて相談する

【開催後】ウェビナーを成約につなげるコツ2選

【開催後】ウェビナーを成功させるためのコツ

商品・サービスの成約につなげるには、開催後の参加者のデータ分析やアフターフォローが必要です。開催後に自社からアクションを起こさないと、成約につながりづらいです。

参加者のデータを収集して分析する

ウェビナー後は参加者のデータを収集して分析することで、ウェビナーの問題点を洗い出せて次回の開催への改善が行えます。問題点を改善できればより良いウェビナーを開催できるので、顧客満足度をより高くでき、より多くの見込み客の獲得につなげられます。

ウェビナーを開催することで得られるデータは、以下のとおりです。
・入退室時間:参加者がウェビナーに入室した時間と退室した時間
・Q&A:ウェビナー中に募集した質問内容
・投票の結果:講師から参加者へ質問をしたときの回答
・アンケート:講師の話を聞いて感じた感想

ウェビナーは気軽に参加できる分、内容に興味をもってもらえないと途中退室される恐れがあります。入退室時間を分析すると、参加者が退室した時間の周辺が、内容に興味を持ってもらえなかったポイントです。その部分の資料の変更や話し方を変えることで、最後まで視聴してもらえる可能性があります。

また、アンケート機能は参加者の感想を聴けるので、見込み客の絞り込みが可能です。アンケートの中で「今後、商品・サービスを導入したいと考えている」といった質問に対して「はい」と答えた顧客がいれば、購入してもらえそうな見込み客になります。

アフターフォローを行う

積極的に行動しないと、ウェビナーを聞いて購入を検討している見込み客でも、成約につながらない可能性があります。

ウェビナーが終了してデータの収集が完了したら、まずウェビナーに参加してもらったお礼を送信します。その後、アンケート結果から購入を検討している顧客に対して、個別の説明会や無料体験の案内を行いましょう。ウェビナー終了直後は、参加者がウェビナー内容に対する興味や熱量が高いので、フォローすることで成約につながりやすいです。

また、欠席者への申し込みのお礼メールも送信し、その中で次回以降のウェビナーの告知を行うのがおすすめ。「今回は欠席したけど、次回は参加してみよう」と、参加意欲を高められます。

ウェビナーが終了したら遅くても翌日までにアフターフォローを行ない成約につなげましょう。

【無料】ウェビナーについて相談する

【まとめ】ウェビナーのコツを把握しよう

ウェビナーを成功させるためのコツは、事前準備から開催後までさまざまなものがあります。それぞれのコツを把握することで、最終的に見込み客の集客につながります。

成功のコツの中で、とくに事前準備が重要です。事前準備がうまくいかないと、顧客を集客できないので、当日の参加者が少なくなります。ウェビナーを開催したとしても商品が購入されづらいでしょう。

さらに事前準備を怠ると参加者が増えなかったり、当日に配信トラブルが発生したりする可能性があります。ウェビナー開催後の成約に影響が出てくるので、最優先で事前準備を行なってみてください。

成功のコツを活用して、見込み客を集客できるウェビナーを開催してみましょう。

ただし、成功のコツが多くて、何から手をつければ良いかわからない方もいるでしょう。その際は動画幹事にご相談ください。

コンサルタントのご紹介 動画幹事 コンサルタント 岩田真 岩田 専任のコンサルタントが、
お客様の予算と目的を丁寧にヒアリング。
最適な会社をピックアップ・ご紹介させていただきます!
初心者の方でも安心してご相談いただけます。

※ウェビナーのコツを知りたい方は、動画幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、最適な会社を選定します。相談料も紹介料も一切かかりません。

【無料】ウェビナーのコツを教えてもらう