ウェビナー運営で発生する代表的な失敗例!原因と対策も解説|成功例付

ウェビナーの失敗について調べている企業のマーケティング担当者には、
「ウェビナーを運営を失敗したくない」
「事前にウェビナーで失敗した原因を把握して対策したい」
などのお悩みを抱えているでしょう。

商品・サービスのプロモーションを行うために、SEOやリスティング広告といったWebマーケティングを行なってきた方は多いはず。リスティング広告だと費用がかかったり、SEOだと効果が出るまでに時間がかかったりします。さらにWeb会議ツールのミーティングだとQ&Aやアンケートなどの機能が少なく、視聴者とのコミュニケーションが取りづらいです。

できる限り予算をかけずすぐに効果が出る方法として、ウェビナーであれば無料で利用できて、成約につながる見込み客に対して商品・サービスをアプローチできると考え始めたところでしょう。Q&A機能で質問を募集したり、アンケート機能でアフターフォローを行ったりすることで、視聴者の疑問や商品・サービスに対する興味・関心を把握できます。

しかし、読者のなかには以前ウェビナーを開催したことがあったものの申込数が増えなかったり、途中で参加者が退室したりなど上手くいかない経験をお持ちの方もいるでしょう。ウェビナーが失敗する原因を把握して適切な対策を取るため「ウェビナー 失敗」などで検索して、この記事に辿り着いたと思われます。

そこでこの記事では、ウェビナー運営の代表的な失敗の原因と対策を解説します。成功例も解説するので、ウェビナー運営の参考にしてみてください。

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目次
  1. 1. ウェビナーの運営で発生する代表的な失敗例と対策10選
    1. 1-1. 事前準備
    2. 1-2. 開催中
    3. 1-3. 開催後
  2. 2. ウェビナーの成功事例
    1. 2-1. 定期的な開催でカスタマーエンゲージメントが倍増した事例
    2. 2-2. セミナーのオンライン化で運営コストを軽減した事例
    3. 2-3. 一般財団法人 運輸総合研究所|ウェビナー導入で地方や海外の参加者を獲得
  3. 3. 【まとめ】ウェビナー運営の失敗する原因を把握して対策を取ろう

ウェビナーの運営で発生する代表的な失敗例と対策10選

ウェビナーの運営で発生する代表的な失敗例と対策10選

ウェビナーで発生する失敗例を知らないと、原因がわからず対策を取れません。ウェビナーで商談につながる顧客を獲得するため、失敗例と対策を把握しましょう。

代表的な失敗例は「事前準備」「開催中」「開催後」に分けられます。それぞれ参考にしてみてください。

事前準備

事前準備で失敗すると、申込者がウェビナーに参加できない可能性があります。参加者がいなければウェビナーを開催できないので、しっかり事前準備を行いましょう。

参加URLが届かない

参加者がウェビナー案内メールを見逃していたり、受信した案内メールが迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性があります。ウェビナーの参加URLが分からなければ、申込者は参加できません。

ウェビナーの参加者集めには、主催者側から参加URLが記載されている案内を参加申し込み者にメールなどで送信する必要があります。メールで案内を送信できていないと、集客できているのにも関わらず、参加者を逃す可能性があるでしょう。

【対策】
参加URLが記載されているリマインドメールを送信するのがおすすめです。送信するタイミングは2週間前、1週間前、3日前、当日など3〜4回に分けると効果的。1回しか案内を送らないと、メールを見逃して申込者がメールボックスを探す手間がかかったり、他のメールに埋もれて分からなくなったりします。

もしリマインドメールを送るのを忘れてしまいそうなら、一括配信にするのがおすすめ。担当者がメールの送信を忘れていても、自動的にリスト全員へメールを送信できます。よって送信漏れを防げるので、申込者に案内メールが届かないといったトラブルを回避できます。

そもそも参加方法を把握されていない

ITツールの知識があまりない方は、そもそもウェビナーの参加方法を把握していない場合があるでしょう。初めて使うツールは、操作方法がわからず参加のためのログインができない可能性があります。

とくにウェビナーツールのZoomやWebex Eventに参加するためには、主催者から送られてくる会議ID・パスワードを入力しないと参加できません。Zoomミーティングのように、主催者から開催中のミーティングの招待を受けて「承諾」するだけで参加できる機能はないです。
このように、申込者が参加方法を把握していないと、ウェビナーの申し込みが完了していても参加できない可能性があります。

【対策】
ウェビナーの招待メールを送る際に、具体的な参加方法を記載しましょう。Zoomの場合は「参加URLをクリックし、アクセス画面になったらID・パスワードを入力してください」のようにすると、わかりやすいです。

さらに、実際の参加方法の手順を画像で教えると、ITツールに詳しくない方でも安心して参加できるでしょう。

申込者が増えない

ウェビナーの開催が決まったら、自発的に告知をしなければ申込者が増えません。集客が上手くいかず申込者が増えないと、ウェビナーを開催しても内容に興味・関心がある見込み客の確保につながりづらいです。

【対策】
告知メールの配信やSNSアカウントでの告知、SNS広告、自社サイトでのウェビナー実施告知の掲載を活用して集客しましょう。

しかし、ウェビナー集客の開始時期が遅かったり、告知メールのタイトルが魅力的でなかったりすると申込者が増えない原因の1つになります。2週間前を目安に集客を開始すると、当日までの期間に少し余裕があるので参加者が申し込みやすいです。

また集客方法によって効果的なターゲットが異なります。集客方法が適切ではないと、狙ったターゲットが、申し込んでくれていないケースもあるでしょう。例えば、BtoCのプライベート向けウェビナーの申込者を増やしたいのに、ビジネスシーンの利用が多いFacebook広告を利用してもターゲットに合った人が集客できません。

ウェビナーの集客については、関連記事を参考にしてみてください。
関連記事:ウェビナーの集客でオススメの方法5選!コツや集客の流れも解説

ツールの知識不足で機能を使いこなせない

ウェビナーツールにはさまざまな機能があるので、主催者側の知識不足が原因でウェビナーが失敗することが考えられます。

例えば、ウェビナーツールには主に以下のような機能があります。
Q&A:参加者が講師に対してチャットで質問事項を送信できる機能
アンケート:参加者に対してウェビナーの評価や感想を募る機能
レコーディング:ウェビナーを録画する機能
画面共有:講師が参加者に対して、講師のパソコンの画面や資料を共有する機能
投票:ウェビナー用の単一選択または複数選択の質問を行い、参加者から回答を得る機能

ツールの知識不足だと「Q&A機能を活用できていれば、もっと参加者の疑問を解消できたのに」「アンケートを使用していれば、参加者のウェビナーに対する感想を知れたのに」などの改善点が出てきます。
ツールを活用できれば、参加者が講師の説明内容で感じた疑問を解消でき、ウェビナー終了後もウェビナーで紹介した商品・サービスの無料体験や活用方法といった詳しい説明につなげられるので、参加者にとって有益なウェビナーになるでしょう。

【対策】
主催者はウェビナーツールの公式ホームページやライセンス購入先の会社などに聞いて、詳しい機能を理解して当日を迎えましょう。
さらにウェビナーで活用できそうだったり、初めて使う機能を事前に試したりするのがおすすめです。事前に社内で試験的なウェビナーを開催して、Q&Aやアンケートなどを使ってみると、使い方がわかって「当日使ってみたが操作できなかった」ことを防げます。

ウェビナーの開催方法を知りたい方は下記記事をご参照ください。
関連記事:ウェビナーの開催方法は6ステップ!各ツールの比較や活用シーンを把握して効率的に利用しよう

開催中

ウェビナーの開催中に失敗を起こすと、参加者の満足度が下がる原因になります。満足度が下がると参加者に対する無料体験の提案やキャンペーンの案内といったアフターフォローができず、商談につながらない可能性があるでしょう。

音声・映像が乱れる

機材やネットワークにトラブルがあると、音声や映像の乱れが発生する可能性があります。ウェビナーの進行が一時的に止まったり、配信停止になったりする原因になります。
また、音声や映像に問題があるまま進行してしまうと、参加者がウェビナーの内容を理解できません。そうなると、見込み客の確保やアフターフォローができなくなり、交渉につながりづらいです。

音声や映像が乱れる際は、以下のような原因が挙げられます。
・ハウリング(不快な音が聞こえる)
・PC内蔵カメラでの映像提供でPCが熱くなって動作がおかしくなる
・Wi-Fiが切れてしまう

【対策】
ハウリングが発生したら、話す人以外の音声をオフにしましょう。PC内蔵カメラで端末が熱くなってしまったら、外付けカメラを使用すると解消できます。さらにウェビナー中にWi-Fiの接続が切れてしまったら、予備のポケットWi-Fiを用意しておくと慌てないで対処可能です。

外付けカメラには以下のような商品があります。パソコンに設置して使うので、場所を必要としません。USBポートをパソコンに挿入するだけで使用でき、購入後すぐ使えます。

音声・映像が乱れる

画像引用:Amazon

ポケットWi-Fiは以下のような商品があります。GMOインターネット株式会社が提供するポケットWi-Fiで、月間のデータ量が無制限です。端末料金がかからないのでお得に契約できます。

音声・映像が乱れる②

映っていけないものが見えてしまう

ウェビナーツールには画面共有機能があり、主催者用の資料や社外秘の機密情報が映ってしまう可能性があります。主催者用の資料にはカンペやメモが書いてあることがあり、視聴者に見られると恥ずかしい思いをしたり、メイン資料の画面が小さくなったりします。視聴者が資料を見づらくなってしまうでしょう。
また、自宅からウェビナーを主催している場合、プライベートな空間や主催者の家族などがカメラに映ってしまうことも考えられます。

とくに画面共有機能でデスクトップを共有してしまうと、開いている全てのアプリケーションが参加者に見えてしまいます。映すつもりがなくても開いていた契約書や見積り書などが、画面に映ってしまうので情報漏洩になりかねません。

【対策】
ウェビナー中は不要な資料やアプリケーションを閉じたり、カメラの背景をオンにして自分しか映らなくしたりすると失敗を防げます。

参加者が途中で退室してしまう

ウェビナーはテーマや事前告知の内容を見て、参加する人が多いです。参加者は新しい情報や悩みを解決できる情報が得られると期待しています。

しかし、告知と実際のウェビナーの内容が異なると途中退室につながったり、一方的な説明をすると参加者の集中が切れてウェビナー内容を理解しづらかったりする可能性があります。

とくにウェビナーは参加者のカメラや音声がオフになっています。
そのため、参加者が他の仕事や調べ物をしながら視聴していることもあり、参加者がウェビナーに集中しているとは限りません。一方的な説明をしてしまうと聞き流してしまう可能性があり、内容の理解ができないことになります。

【対策】
告知はウェビナーの内容と齟齬がない内容で行いましょう。また、ウェビナーはWebミーティングと違って、基本的には参加者のカメラとマイクをオフにして開催されます。
参加者の顔や雰囲気を把握するのは難しいので、見出しごとや15分ごとなどこまめに質疑応答を入れることが効果的。参加者が説明を聞いている際に感じた疑問を早い段階で解消できるからです。

さらに、質疑応答を入れることでちょっとした小休止にもなるため、ずっと一方的に説明するウェビナーより参加者が集中しやすくなります。

質疑応答だけでなく、講師から参加者への質問や簡易的なアンケートも効果的。参加者が回答を考えるための時間を取れるので、ウェビナーに集中しやすくなります。

音声が聞こえづらい

周囲に人がいたり、音が大きい機械が話し手の近くにあったりすることが原因で起こります。音声が聞き取りづらいと話し手が何を言っているのか分からず、説明している内容を理解できません。その結果、アフターフォローにつながらず、見込み客の確保ができないでしょう。

【対策】
当日までにリハーサルを行なって、聞き手にとってしっかり音声が聞こえるか確認するのがおすすめです。リハーサルはウェビナー当日と同じ時間帯に行いましょう。インターネット接続状況は時間によって異なるケースがあり、当日と同時刻にリハーサルを行うことで、通信による音声不具合をあらかじめ確認できるからです。

また、外付けのマイクを使用するのもおすすめです。パソコンの内蔵マイクより音を拾う技術が高い商品が多いので、クリアで聞き取りやすい音声を参加者に届けられます。

外付けマイクは以下のような商品があります。デスクトップスタンド型なので、使用者の両手が塞がることがありません。角度を270度調整できるため、どの角度からでも設置可能です。ノイズ軽減機能がついており、周囲の雑音を軽減しながら講師の声をクリアに伝えられます。

音声が聞こえづらい

画像引用:Amazon

録画配信でリアルタイムに質疑応答できない

事前に録画した動画を配信する場合、質疑応答の時間を取りづらいです。とくにオンデマンド配信だと配信中のコミュニケーションが取れません。参加者が質問したくてもできないので、説明を受けて感じた疑問を解消できないケースがあります。

録画配信を行う場合は告知の段階で、ウェビナー中に質問ができないことを案内するのが効果的。参加者が質問できないことを把握していないと「すぐ質問に回答してくれない」といったクレームがきてしまうためです。

開催後

ウェビナー開催後にQ&Aやアンケート機能を使ったが、上手く使いこなせず参加者の興味・関心などのデータを取得できないといった失敗をすると、アフターフォローができない可能性があります。見込み客へのアプローチができず、売上につながりません。開催後の失敗例と原因を把握して対処しましょう。

商談につながらない

ウェビナー後にキャンペーンの案内や無料体験版の提案など、アフターフォローができないと商談につながりません。せっかく集客が上手くいっても、成約につながらなければ意味がないです。

ウェビナーの開催は見込み客を確保するための手段の1つです。自分からアクションを起こさないと、その後につながりません。

【対策】
ウェビナー開催後はアンケート機能を活用しましょう。アンケートでは「ウェビナーを受けてみてどうだったか」「より詳しい説明を希望するか」などの項目を入れると効果的。ウェビナーを通じて参加者が感じたこと・考えたことなどがわかるので、アンケートの内容から参加者の興味・関心の度合いをを判断できます。それによって、アフターフォローを関心度の高い見込み客だけにすれば良くなり、商談につなげやすいです。

ウェビナーの成功事例

ウェビナーの成功事例を把握していると、より参加者にとって有益なウェビナーを開催しやすくなります。ウェビナーが失敗する原因と対策を理解したうえで、成功事例を把握すると具体的な活用方法がわかるからです。こちらで解説するウェビナーの成功事例を参考にしてみてください。

定期的な開催でカスタマーエンゲージメントが倍増した事例

ヴァイサラ株式会社のウェビナー事例です。同社は気象観測機器、産業用計測機器を提供している会社です。世界15カ国30拠点に1,500名を超える社員を擁しており、同社グループのマーケティング活動でグローバル戦略のナレッジ・ベースのデジタルマーケティングに力を入れており、日本でも展開する必要がありました。
さらに、自社製品・サービスに対して利用者を増やすことを目的にしたウェビナー運営を限られたリソースで行うことに不安を抱えていました。

そこで、ウェビナーにV-CUBEセミナーを活用。ウェビナーは年12回行い、通常45分で定員は60名です。レクチャーが20~30分、質疑応答に10~15分、最後にアンケートに答えるといった内容です。その結果、同社の製品・サービスに興味を持っている顧客に対する販売促進キャンペーンに、リアクションを行うお客様の30%がウェビナー受講者ということが判明。

定期的にウェビナーを開催することで、多くの顧客の獲得に成功して、同社が行う他のセミナーやキャンペーンへの参加につながっています。

セミナーのオンライン化で運営コストを軽減した事例

健康環境分析研究会のウェビナー事例です。同研究会は地域の医療・介護をデータで分析・認識することで、健康で住みやすく元気な街づくりに貢献している団体です。同社は元々医療・製薬関係者の方々を対象に、医療環境分析や医療公開データの可視化といったセミナーの企画・運営を行なっていました。しかし、コロナ禍でセミナーの開催自体が困難になるという課題を抱えていました。

Zoomを活用してセミナーをオンライン化することを実施。以前までの対面セミナーと比較して、会場のレンタル費や資料の印刷代が0になりました。Zoomアカウントの料金のみでウェビナーを行なっています。さらに会場の下見や紙の資料の用意など、セミナー運営にかかる手間も軽減することに成功しました。

一般財団法人 運輸総合研究所|ウェビナー導入で地方や海外の参加者を獲得

運輸総合研究所のウェビナー事例です。同研究所は交通運輸及び観光に関わる総合的な研究・調査を実施している団体です。元々研究報告会や運輸政策に関するセミナーを国内外で交通運輸に関わる業務を行う方に対して多く開催していました。

しかし、コロナ禍によってセミナーの開催が困難になりました。オンデマンド配信ではセミナー中の質疑応答ができない課題があったので、ライブ配信を行えるZoomウェビナーを導入。リアルタイムで参加者の質問に回答できるセミナーの開催を開始しています。

オンラインセミナーを開催できるようになったことで、地方や海外の方も集客できるようになりました。その結果、従来までのセミナー参加者は150〜300人程度でしたが、ウェビナーでは参加者が1,000人を超えることもあり、参加者が3倍以上になっています。

また、ウェビナーに招待する講師が遠方にいても参加できるので、依頼しやすくなる効果が得られました。

【まとめ】ウェビナー運営の失敗する原因を把握して対策を取ろう

ウェビナーの導入によってセミナーをオンラインで行えるようになり、主催者側と参加者側の双方にメリットがあるので多くの企業が導入しています。実際にウェビナーを開催してみたら、なかなか上手くいかないことがあるでしょう。その際は本記事の失敗する原因と対策を把握するのがおすすめです。

ウェビナー運営の失敗は、事前に原因を把握しておくと防げることが多いです。もし当日にトラブルが発生しても、原因を知っているとスムーズに対処できるので参加者へ迷惑をかける可能性を低くできます。ウェビナーを開催する前に失敗する原因を把握しておくのが重要です。

とくに事前準備ができなければ集客につながらなかったり、当日に配信トラブルが発生したりする可能性があります。事前準備をしっかり行なって、成約につなげられるウェビナーを開催しましょう。ただし、ウェビナーをあまり開催したことがないと、どのように対処すれば良いか分からない方もいるでしょう。そのような方は動画幹事にご相談ください。

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