ウェビナーとは?メリット・デメリット、開催までの流れまで解説【2024年最新版】

ウェビナーとは?メリット・デメリット、開催までの流れまで解説

「そもそもウェビナーとは」
「Webミーティングと何が違う?」
「ウェビナーを導入するメリット・デメリットを知りたい」

対面セミナーでは開催するごとに会場を確保しなければならない、近場の顧客しか集客できないといった問題があるため、マーケティング担当者のなかには新たにウェビナーを導入しようか検討し始めているのでしょう。

しかし、今までウェビナーを導入したりウェビナーに参加したことがなければ、どのようなものなのかを把握するのは難しいかもしれません。まずはウェビナーの概要について知ることで、導入する際の参考にできます。

この記事ではウェビナーの概要を中心に、導入するメリットやおすすめのツールを解説します。さらに開催方法や費用相場も解説するので、導入のイメージが持てるでしょう。

※ウェビナーの導入で悩んでいる方は、動画幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、最適な会社を選定します。相談料も紹介料も一切かかりません。

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目次
  1. 1. ウェビナーとは
    1. 1-1. Webミーティングとの違い
    2. 1-2. ウェビナーの活用シーン
    3. 1-3. 事例
    4. 1-4. ウェビナーの配信方法
  2. 2. ウェビナーを導入するメリット
    1. 2-1. 運営者側
    2. 2-2. 参加者側
  3. 3. ウェビナーを導入する際のデメリット
    1. 3-1. 運営者側
    2. 3-2. 参加者側
  4. 4. ウェビナーの開催方法
    1. 4-1. ウェビナーの企画や開催する目的・目標を決定する
    2. 4-2. 開催するツールを選定する
    3. 4-3. カメラ・マイクなどの配信環境を整える
    4. 4-4. 告知と集客を行う
    5. 4-5. リマインドメールで出席確認を行う
    6. 4-6. リハーサル~開催
  5. 5. ウェビナーにおすすめのツール2選
    1. 5-1. Zoomウェビナー
    2. 5-2. Webex
    3. 5-3. ウェビナーツールの選定方法
  6. 6. ウェビナー費用相場
  7. 7. 【まとめ】ウェビナーを導入しよう

ウェビナーとは

ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた言葉であり、オンライン上でセミナーを行うことを指します。「オンラインセミナー」や「ウェブセミナー」と言うこともあります。

対面セミナーでは会場を確保しなければ開催できませんでした。しかし、ウェビナーであればインターネットに接続できる環境さえあれば、オンライン上でセミナーを開催することができます。パソコンやスマホなどを利用して、国内外のどこからでも開催・参加できるのです。

主催者側はビデオや音声、画面共有などの機能を使ってウェビナーの進行を行います。開催場所がオンライン上になるだけで、対面セミナーと遜色がないセミナーを行えるのです。ウェビナーはオンラインで開催されるため、参加場所を問いません。参加者が場所や移動時間にとらわれず、気になるセミナーに参加できます。

Webミーティングとの違い

ウェビナーは主に専用ツールを用いて開催します。しかし、場合によりますがWebミーティングのツールを利用してウェビナーを開催することもあるのです。

以下の表では、代表的なウェビナーツール「Zoom」を参考に機能比較や特徴を解説します。

 

Zoomウェビナー

Zoomミーティング

向いている用途

参加者同士の対話が求められないウェビナー

視聴者が多いイベント

参加者同士の対話が求められる会議

定員

最大50,000人

(10,000人を超える場合は

問い合わせ必要)

無料プラン:最大100人

有料プラン:最大1,000人

利用料金

500人:92,800円/年

1,000人:457,000円/年

3,000人:1,330,600円/年

5,000人:3,346,600円/年

10,000人:8,722,600円/年

※1ウェビナーあたりの最大参加人数

※別途有料プランを契約する必要があり

プロ:20,100円/年

ビジネス:26,900円/年

企業:31,300円/年

音声共有


ホスト(主催者)とパネリストのみ

自分の音声をミュート・ミュート解除できる


出席者は視聴専用モードで参加する※

ホストは1 人以上の出席者の

ミュートを解除できる


※ホストまたは共同ホストが

出席者の発言を許可すると、

出席者が自分でマイクの有効・

ミュート・ミュート解除をできる

参加者全員が音声をミュート・ミュート解除できる

ホスト(主催者)が参加者のミュート・

ミュート解除をリクエストできる

ホストが全参加者のミュート設定ができる

画面共有

ホストとパネリストのみ

参加者全員

参加者リストの確認

ホストとパネリストのみ表示される

全ての参加者に表示される

Q&A機能

リアクションは挙手のみ

Q&A機能はない

チャット

ブレイクアウトルーム※

×

録画


※ブレイクアウトルーム:ホストが参加者を最大 50 セッションに分割できる機能

ウェビナーは、対面セミナー同様に登壇者が参加者に対して一方向の説明をすることが多いものです。しかし、Q&Aやチャット機能が用意されていることが多く、ウェビナー中に質問や感想を募集できるため、双方向のコミュニケーションも取れます

Webミーティングは参加者同士が対話することが前提です。参加者が自由にコミュニケーションを取りやすくなっています。

ウェビナーの活用シーン

ウェビナーには社外・社内向けに豊富な活用シーンがあります。それぞれの活用シーンを把握すると、導入後のイメージができるでしょう。

社外向け

社外向けの活用シーンは、以下が挙げられます。

活用シーン

主な内容

商品説明会

新規顧客に対して自社の商品・サービスの説明を行う

既存客へのフォロー

既存顧客に対して商品・サービスの活用方法をレクチャー

採用説明会

求職者に対して募集概要やエントリー方法など

自社の採用説明会を行う

株主総会

企業の重要な経営戦略や人事を決定するために行う

オンラインセミナー

自社の従業員や教授・専門家を招いてセミナーや講義を行う

どのウェビナーも録画をしておき、開催後はYouTubeなどで公開すると、より多くの視聴者に見てもらえて商品・サービス・企業の認知度もさらに上がるでしょう。

社内向け

ウェビナーは社外向けだけでなく、社内向けにも活用可能です。社内向けの活用シーンは、以下が挙げられます。

活用シーン

主な内容

研修

階層別の研修や自己啓発研修など、

業務に必要な知識やスキルを習得

入社式

新入社員を迎え入れるために開催

社員総会

社員同士の交流がや全社員を労う


研修内容をウェビナーの録画機能を用いることで、当日参加できなかった社員も後日視聴可能となり、不足なく研修内容を学べます。
社員総会は半期ごとに日々の業務や今後の目標に向かって気持ちを切り替えるために開催されます。全国に支社がある会社では、社員が1つの会場に集まるのが困難であれば、ウェビナーによって気軽に開催しやすくなるでしょう。

事例

健康環境分析研究会では、セミナーをオンライン化したことで、運営コストを軽減できたという成功事例があります。同研究所では元々医療・製薬関係者向けに、医療環境分析や医療公開データの可視化などのセミナーを対面で行っていました。

しかし、新型コロナウイルスの蔓延によって、対面セミナーの開催が困難になる課題に直面しました。そのような課題を解決するため、同研究所ではZoomを活用したウェビナーを実施。対面セミナーと比較して、会場費や資料の印刷代が0円になり、Zoomのアカウント料金のみでウェビナーを実施しています。それだけでなく、会場を手配する準備やセミナー設営の手間を軽減しています。

ウェビナーの配信方法

ウェビナーの配信方法

ウェビナーの配信方法はさまざまあります。それぞれの配信方法を把握すると、自社に合ったセミナーを開催できます。

リアルタイム配信

リアルタイム配信とは、生放送でウェビナーを行うこと。主催者がリアルタイムでウェビナーをサポートしており、参加者からの質疑応答にその場で回答したり、アンケート機能を利用して感想を聞いたりできます。そのため、状況に応じて内容変更もできるので、参加者の満足度を高める効果が期待できるのです。

一方で配信トラブルが発生した場合、ウェビナー自体の配信がストップしてしまうので注意が必要です。対策として予備のパソコンをスタンバイさせたり、ポケットWi-Fiや有線LANを用意したりしておくと、万が一配信トラブルが発生しても、ウェビナーへの影響を小さくできます。

オンデマンド配信

オンデマンド配信とは、あらかじめ録画したセミナー動画を後日配信すること。指定した時間に録画を配信する方法と、アーカイブにしていつでも視聴できるようにする方法の2種類があります。

リアルタイム配信ではやり直しが効きませんが、オンデマンド配信では事前に動画を準備するので、登壇者の心的ハードルを下げられます。さらに、編集で端的に情報を伝えられるよう調整したり、テロップ・効果音などで重要部分を強調したりすることが可能です。

ただし、リアルタイム配信とは異なり、その場で参加者とコミュニケーションは取れません。配信動画とあわせて問い合わせ先を明記しておくと、ウェビナーの内容に疑問・質問があった際に、参加者が連絡することができます。

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ウェビナーを導入するメリット

主催者側と参加者側に分けて、それぞれ解説します。
ウェビナーを導入するメリットについて詳しく知りたい方は、以下記事もご参照ください。
関連記事:ウェビナーを開催するメリット8選!必要なものや費用も合わせて解説
運営者側

ウェビナーを導入することによる運営者側のメリットは、大きく4つあります。

運営者側

ウェビナーを導入するメリット

開催コストを削減できる

ウェビナーはオンライン上で開催できるので、対面セミナーのように会場を確保する必要がありません。インターネットに接続できればどこからでも開催でき、自社オフィスや自宅からでも配信できます。そのため、会場のレンタル代に加えて、セミナーにかかる準備や設営の人件費、紙資料の印刷代を削減できるのです。

ウェビナーツールの料金のみで始められるので、対面セミナーよりも開催コストを抑えられます。さらにウェビナーツールには無料で使用できるものがあります。お試しでウェビナーを開催したい場合は、無料のツールを使用すると低コストで始められるでしょう。

遠方の顧客を集客できる

対面セミナーで開催頻度が多いと、毎回同じ顧客が参加していたり、申込者数が増えなかったりなどの課題が考えられます。一方でウェビナーは、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでも参加可能。日本中はもちろん海外からも集客を行えるのです。自社の商品・サービスに興味がある顧客を幅広く集められます。TwitterやFacebookなどのSNSアカウントで告知したり、イベントサイトにウェビナー情報を掲載したりすると既存顧客のほかに、遠方の顧客もより多く集客できます

大規模なセミナーを開催しやすい

ウェビナーを開催する際は、会場のキャパシティを考慮する必要がありません。ウェビナーツールがあれば、同じコストで小規模から大規模なものまで幅広くセミナーを開催できます。ウェビナーツールには最大参加人数が設定されていることが多く、上限を越える参加者でなければ人数に応じてツールを変更する必要がありません。

一方で対面セミナーだと、大規模セミナーになるほど会場のレンタル代が高額になります。また、会場のキャパシティに制限があるため、予約した会場のキャパシティ以上の応募があった場合は、参加をお断りしなくてはならないケースもあります。さらに予約の混雑状況によっては、希望する規模の会場を確保できないかもしれません。

非接触で開催できる

ウェビナーはオンライン上での開催なので、参加者同士が接触することはありません。感染症に不安がある方でも安心してウェビナーに参加してもらえます。感染症が蔓延している状況でも、気にせず商品・サービスに興味を持ってもらえる顧客を集客できるでしょう。

参加者側

ウェビナーを導入するメリット

参加者のメリットを把握すると、ユーザー目線でウェビナーを企画できます。参加者側にとってのメリットは大きく2つあります。

気軽に参加できる

ウェビナーは場所を問わず参加できるので、参加者が会場に移動する必要がありません。パソコンやスマホを使って、日本中、世界中のどこからでも参加できます。

また、ウェビナーは会場への移動が必要ないので、交通費がかかりません。対面セミナーでは会場に行かないと登壇者の話を聞けないです。遠方の会場の場合は交通費や宿泊費がかかるので、参加するためのコストが高くなります。
一方でウェビナーであれば、移動しないで参加できます。遠方の会社が開催するセミナーでも、新幹線や飛行機のチケット、宿泊費がかかることはありません。参加者のニーズにマッチする内容であれば、積極的に集客を行えます

テキストで質問しやすい

ウェビナーツールには、Q&Aやチャット機能が用意されています。音声だけではなくテキストでも質問や感想を送信可能です。ウェビナーの進行をさえぎらずに、自分のタイミングでメッセージを送ることができるので、他の参加者を気にする心配はありません。ウェビナーでは積極的に質疑応答の時間を設けると、参加者から質問をもらいやすくなります。

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ウェビナーを導入する際のデメリット

ウェビナーにはメリットだけではなく、デメリットもあります。デメリットも把握すると、導入後に「こんなはずではなかった」となるのを防げます。

運営者側

ウェビナーを導入する際のデメリット

運営者側のデメリットを把握すると、ウェビナー開催時に適切な対策を行えるでしょう。

参加者の反応がわかりづらい

対面セミナーでは参加者の顔や会場の雰囲気などを常に確認できます。「さっきの話はあまり理解してなさそうだな」と感じたら、もう1度同じ説明をするといった対策が取れます。
一方でウェビナーの場合、参加者はカメラやマイクをオフにしていることが多いため、主催者は基本的に参加者がどのような反応をしているかわかりづらくなります。そのため、参加者が内容を理解していないのに、最後までそのまま説明を続けてしまうことになりかねません。

対策として、途中で質疑応答を入れるのが効果的です。もし内容を理解できていない参加者がいれば、Q&Aやチャットで質問を募集できます。

音声や画質に差が出る

ウェビナーはオンライン上で開催するので、通信環境によって参加者の端末ごとに音声や画質に差が出ます。主催者の通信環境が良くないと、音声が聞き取りづらく、画面が見えづらいウェビナーになる可能性があります。

ウェビナーの開催中は、どんなに準備を行なっていても配信トラブルが発生する可能性があります。ウェビナーの配信が止まることがあり、最悪の場合中止になりかねません。せっかく参加者に時間を空けて参加してもらったのに、迷惑をかけることになります。

対策として、事前にリハーサルを行なって、通信異常が発生した際のオペレーションを決めておいたり、予備のPC・ポケットwifi・有線LANをスタンバイさせておくことが考えられます。もし当日に配信トラブルが発生しても、すぐに復旧できるのでウェビナーへの影響を最小限にできます。

途中で離脱される可能性がある

ウェビナーはどこからでも気軽に参加できる反面、退室ボタンをクリックするだけで離脱できてしまいます。参加者がウェビナーのコンテンツ内容に興味がないと、途中で離脱される可能性があるのです。

対策として、登壇者からの一方的な説明だけでなく、質疑応答やリアクション(挙手やGoodボタン)などを活用しましょう。参加者と双方向のコミュニケーションを測ることで、ウェビナーへの集中力が高まり、途中で離脱される可能性が小さくできるでしょう。

参加者側

参加者側デメリット

主催者だけでなく、参加者側にもデメリットがあります。デメリットを把握すると、参加者の注意点がわかるので、より参加しやすいウェビナーの開催につなげられます。

通信機器の扱いが苦手だと参加しづらい

ウェビナーは専用のツールやパソコン、スマホなどを使用して開催・参加します。参加者側に通信機器の操作が苦手な方がいる場合、参加しづらいかもしれません。そのため、申し込んだのに参加してもらえない事象が発生する恐れがあるでしょう。

対策として、ウェビナーのリマインドメールに、画像付きで参加方法を解説するのが効果的です。通信機器の操作が苦手な方でも、画像を見ながら参加できます。

端末によって視聴できない可能性がある

各ウェビナーツールにはOSやメモリなどの推奨環境が設定されています。参加者の端末が推奨環境を満たしていないと、ウェビナーに参加できないかもしれません。
例えばWindowsのパソコンを利用する場合、Zoomの推奨OSはWindows 7以上です。それより古いOSではZoomを使えません。対策として、リマインドメールを送る際の内容に、インターネット回線や端末の推奨環境の情報を記載しましょう。

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ウェビナーの開催方法

ウェビナーを開催する方法は、以下のとおりです。

  1. ウェビナーの企画や開催する目的・目標を決定する
  2. 開催するツールを選定する
  3. カメラ・マイクなどの配信環境を整える
  4. 告知と集客を行う
  5. リマインドメールで出席確認を行う
  6. リハーサル~開催

ウェビナーの企画や開催する目的・目標を決定する

目的・目標を決めないままウェビナーを開催すると、集客ターゲットと企画したコンテンツとのアンマッチが起こったり、開催したまま効果測定が出来ずに改善できないなどのことが起こりえます。目的や目標を決めたうえで、ウェビナーコンテンツを企画することが重要です。例えば「100人集客する」「見込み客を20人獲得する」というように、自社が達成したい目的・目標を決めてみましょう。さらに、顧客に事前アンケートを取ると顧客のニーズを把握できるため、ニーズにマッチしたウェビナーコンテンツを作成できます。

開催するツールを選定する

ウェビナーツールには数多くの種類があり、料金や機能などが異なります。自社の予算や必要な機能を確認してみると、どのツールを導入するか見えてきます。

カメラ・マイクなどの配信環境を整える

ウェビナーはオンライン上で行われるので、あらかじめ配信環境を整えないと質の低いウェビナーになりかねません。外付けのカメラやマイクを用意すると、画質が良くなったり音声がクリアに聞こえたりします。リハーサルをして配信環境に問題がありそうなら、無線LANではなく有線LANにしたりするのも1つの方法です。

告知と集客を行う

ウェビナーの申込者を増やすために、積極的に告知を行なって集客しましょう。知名度が少ない企業の場合、自社から告知を行わないとウェビナーの認知がされません。
集客方法には顧客リストに対して告知メールを送信したり、自社サイトや外部サイトにウェビナー情報を掲載して告知したりするなどの方法があります。

ウェビナー集客方法について、詳しく知りたい方は以下の関連記事をチェック。
関連記事:ウェビナーの集客でオススメの方法5選!コツや集客の流れも解説

リマインドメールで出席確認を行う

申込者にリマインドメールを送信して、出席確認を行いましょう。参加者の中には、申し込みをしたことを忘れている方がいるかもしれません。開催日が近づいたタイミングでリマインドメールを送信すると、不参加の方の割合を低くできます

リハーサル~開催

開催前には必ずリハーサルを行うようにしましょう。どんなに準備していても、ウェビナー当日になったら配信トラブルや機材トラブルが発生する可能性があります。リハーサルを行い、トラブル発生時のオペレーションを確認したり、予備のパソコンやポケットWi-Fiなどを用意しておくと、万が一トラブルが発生しても、ウェビナーへの影響を小さくできます。

ウェビナーの開催方法について、詳しく知りたい方は以下の関連記事をチェック。
関連記事:ウェビナーの開催方法は6ステップ!各ツールの比較や活用シーンを把握して効率的に利用しよう

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ウェビナーにおすすめのツール2選

ウェビナーを開催するためのツールには、さまざまな種類があります。数ある中から自社に合うツールを選ぶと時間がかかるでしょう。こちらでは、おすすめのツールを2つに絞って解説します。

Zoomウェビナー

Zoomウェビナー

画像引用:Zoomウェビナー

Zoomウェビナーは、最大5万人まで同時接続できるツールです。(1万人以上を超える場合は、問い合わせが必要)さらに、配信時間の制限がないため、長時間のウェビナーも開催できます。

またZoomウェビナーには、バーチャル背景やノイズ抑制など、ウェビナーを効率良く開催するための豊富な機能が用意されています。参加人数が多い大規模なセミナーを、時間制限なしで行いたい企業に向いているツールです。

Webex

Webex

画像引用:Webex

Webexはネットワーク機器を開発・販売している会社が提供するツールです。ネットワーク機器の開発を行っているため、通信品質の安定が期待できます。ウェビナー途中で画面が止まったり、音声が途切れたりする心配も少なくなるでしょう。

また、リアルタイムで100以上の言語に翻訳できる機能があります。日本語が苦手な海外からの参加者がいても、登壇者が話した内容を理解できる仕組みです。

Webexは通信品質の安定性を重視する企業におすすめです。画質や音声をクリアに届けられるので、顧客満足度の高いウェビナーを開催できるでしょう。

ウェビナーツールを他にも知りたい方は、下記記事をご参照ください。
関連記事:ウェビナーツールおすすめ10選!メリットや選ぶ際のポイントも解説

ウェビナーツールの選定方法

ウェビナーツールの3つの選定方法

数多くあるウェビナーツールの中から、自社にマッチするものを選ぶとなると大変です。適切な選定方法を把握していると、自社にマッチするツールをスムーズに選べます。

料金プラン

自社の予算に合わせた料金プランのウェビナーツールを選びましょう。ウェビナーツールにはさまざまな料金プランがあり、種類によって異なります。無料で利用できるものから、高額なものまで幅広く提供されています。

料金プランは「月額固定制」「従量課金制」「プリペイド制(前払い式の決済手段)」の3種類です。ウェビナーの開催頻度が決まっていないのであれば、従量課金制がおすすめです。使った分のみ支払いを行うため、余分な費用をかけずウェビナーを開催できます。

必要な機能

ウェビナーツールによって、利用できる機能が異なります。あらかじめウェビナーに必要な機能を確認せずツールを導入すると、希望の機能が利用できないかもしれません。ウェビナーツールを選ぶ際は、使用できる機能を確認しておきたいところです。

例えば、参加者と双方向のコミュニケーションが取りたい場合、質疑応答ができるQ&Aやチャットなどが活用できます。さらにウェビナー開催後の感想を聞きたいのであれば、アンケート機能が使用できるツールを選べます

サポート

ウェビナーツールは提供している会社によって、サポート体制が異なります。ウェビナーの配信に失敗すると、参加者に迷惑をかけることになりかねません。ウェビナーの準備段階で出た疑問・質問を直接問い合わせでき、サポートしてもらえたら当日安心して開催できます

例えば、V-CUBE セミナーのように経験豊富なスタッフのサポートが受けられるものがあれば、無料ツールのYouTube Liveのようにサポートが受けられないものまであります。とくにウェビナー初心者の方は、充実したサポートを受けられるツールを導入すると、安心して開催できるでしょう。

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ウェビナー費用相場

ウェビナーに必要なものと費用相場は、以下のとおりです。

  • ウェビナーツール:無料〜2,000円ほど(最大参加人数が少ないとき)
  • ウェビナーツール:~200万円ほど(最大参加人数が多いとき)
  • カメラ:3,000〜50,000円ほど
  • マイク:3,000〜40,000円ほど
  • (必要な場合)講師への謝礼金:20,000〜200,000円ほど
  • (必要な場合)スタジオレンタル料金:4,000〜50,000円ほど

ウェビナーを開催するには、ツールがあれば問題ありません。必要に応じてカメラやマイクなどを準備すると、画質が良くなったり音声がクリアになったりするので、参加者にとって有益なウェビナーを開催できます。また、レンタルスタジオにはカメラやマイクが用意されているケースがあります。自社でカメラやマイクを用意する必要がないです。

ウェビナー開催の費用を詳しく知りたい方は、以下の記事をチェック。
関連記事:ウェビナーとは?開催のメリット・デメリットやおすすめのツールを紹介

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【まとめ】ウェビナーを導入しよう

ウェビナーとは「ウェブ」「セミナー」を組み合わせた言葉であり、オンライン上でセミナーを行うことを指します。対面セミナーほど手間やコストがかからず、インターネットに接続できる環境であれば開催することができます。

ウェビナーを導入すると、開催コストを削減できたり、遠方の顧客を集客したりするメリットがあります。対面セミナーでは近場の顧客しか集客できませんが、ウェビナーであれば日本中、世界中から申込者を増やせるので、新規顧客の獲得がしやすくなります。

まずは自社にマッチするツールを選んで導入してみましょう。料金プランや必要な機能を比較すると、自社に適したツールが見えてきます。

しかし、自社でウェビナーを導入することに不安を感じる方もいるでしょう。そのような方は動画幹事にご相談ください。

※ウェビナーの導入で悩んでいる方は、動画幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、最適な会社を選定します。相談料も紹介料も一切かかりません。

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