ウェビナーの開催方法は6ステップ！各ツールの比較や活用シーンを把握して効率的に利用しよう【2024年最新版】

「ウェビナーの開催方法を把握してスムーズに行いたい」
「次回以降のウェビナーもより多くの参加者が増えるコツなど知りたい」

採用活動や自社の商品・サービス紹介をオンラインで行いたい採用担当者やマーケ担当のなかには、上記のことで悩んでいるはず。

ウェビナーにはQ&Aや投票、アンケート機能などがあり、参加者とコミュニケーションを取るのに最適なツールです。しかし、あまりウェビナーを開催したことがなければ、どのような事前準備や手順が必要かわからないでしょう。有意義なウェビナーにしたいので「ウェビナー　開催方法」で検索して、この記事にたどり着いたのだと思われます。

そこで本記事では、ウェビナーの開催方法やウェビナーを開催する際のコツを紹介します。活用シーンも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

※ウェビナーの開催を考えている方は、動画幹事にご相談ください。より具体的な活用方法を提案します。相談料も紹介料も一切かかりません。

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そもそもウェビナーとは？

まずは、ウェビナーの機能など基本的なことを今一度整理しておきましょう。

ウェビナーとはウェブとセミナーを合わせた造語です。オンラインでセミナーを行えるため、場所に縛られず主催者や参加者がどこにいても開催できます。

配信方法は主に「リアルタイム」と「録画」の2種類があります。

また、ウェビナーの活用シーンは以下が考えられます。
・商品・サービスの紹介
・オンライン展示会
・採用活動
・研修

ウェビナーの機能はさまざまあり、オンラインミーティングとは違ったQ&Aやアンケートなどの使い方ができます。
ウェビナーでは、基本的に参加者同士の名前がわかりません。参加者からすると、1対1でセミナーをしているかのように感じられ、コミュニケーションを取りやすいメリットがあります。
例えば、新卒採用でウェビナーを活用する際は、参加者同士の顔が見られなかったり、名前を知られません。通常の参加者同士の顔が見られるセミナーよりも緊張しづらいので、参加者にとってはハードルが低いです。企業側にとっては、自社をより多くの人に知ってもらえるチャンスとなります。

また、ウェビナー終了後にアンケートで今後の入社選考を受けたいかを質問して「希望する」と回答した視聴者のみに向けてアフターフォローをすれば、効率的に選考を進めることも可能です。

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ウェビナーの開催方法6ステップ

ウェビナーを開催する方法を把握していないと、ゴール設定が曖昧になって効果的なセミナーが行えなかったり、参加者が時間になっても参加できなかったりする可能性が考えられます。しっかり開催方法を把握することで、事前準備から開催までの流れがわかって効果的なセミナーを行えるでしょう。

ウェビナーを開催する目的・目標・内容を決定する

まずウェビナーを開催する目的や目標を決めると、どのようなウェビナー内容にするか決まってきます。目的・目標が決まっていないまま開催すると、参加者の目的から内容がブレてしまいます。ウェビナーで何を説明するのかがわからず、曖昧な告知をすることになるでしょう。よって集客につながらない可能性があります。

また集客できても「タイトルと話している内容が違う」「参加した目的と内容が違う」などを感じて、参加者が途中退室する可能性が高いです。

例えば新卒採用（内容）で選考に進みたい学生を集める（目的）とした場合、企業理念や今後のビジョン、入社後のキャリアパスなどを現場社員の観点から伝えましょう。すると、採用後のミスマッチのリスクを低減（目標）できます。目的・目標・内容を決めて、参加者と主催者で考える内容のズレがないようにしましょう。

開催するツールを選定する

ウェビナーを開催するためのツールはさまざまあるので、事前にどれを使うのか決める必要があります。とくにウェビナーの内容や配信方法に合わせて、ツールを選定すると選びやすいです。

ウェビナーを開催できるツール比較

例えば、配信可能時間を無制限にしてチャット機能を使いたい場合はZoomウェビナーを、全て無料で開催したいならYouTube Liveが適します。

ウェビナーを配信する環境を整える

インターネット環境を整えることで、ウェビナー中に画面が固まって操作できなくなったり、途中で音声が聞こえなくなったりするのを防げます。インターネット環境が良くないと、画質が悪くなり画面共有している資料や画像を視聴者が読めないこともあるでしょう。

インターネットは無線LANより有線LANのほうが通信が安定します。普段無線LANを使用している場合、ウェビナーのときだけ有線に変えると画質の悪化や画面が固まる事象を防げる可能性があります。事前にパソコンの端子を確認してストックしておくと、有線LANが刺さらずに慌てるトラブルを防ぐことが可能です。

音声や映像の質には、必要に応じて外付けのマイクやカメラなどの必要機材を準備しましょう。音声と映像の質が上がれば、声が聞こえづらかったり映像の映りが悪くなることを防げるので、参加者の視聴負担を軽減できます。その結果、最後までトラブルなく参加してもらえて、参加者の満足度を高めることにつながりやすくなります。

外付けのマイクは以下製品がおすすめです。日本のオーディオ機器メーカーが販売しており、コンパクトで高品質の音声を提供します。マイクにヘッドホン端子を設けているので、自分の声の聞こえ方を確認可能です。

カメラは以下の製品がおすすめです。コンパクトタイプでパソコンの上部に置いて使えます。ワイドな画面に加えて自動光補正があるので、自動的に画像を明るくできます。

告知して集客を行う

ウェビナーの開催が決まったら、自分から告知しないと参加希望者に認知されません。オウンドメディアや自社サイトにウェビナーの告知ページを掲載しつつ、メールや電話などを利用して集客を行う必要があります。また、TwitterやFacebookなどのSNS広告やニュースリリースなどを活用すると、メールアドレスや電話番号を知らない顧客にもアプローチできます。

告知する際は「〇〇に成功した企業が語る」のような目を引くキャッチフレーズや「〇〇に成功した方法を全て学べる」など、ウェビナーに参加して得られるメリットなどを含めてみましょう。すると、お客様に興味を持ってもらい集客につながりやすいです。

ウェビナーへの集客にはおすすめの方法があります。詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：ウェビナーの集客でオススメの方法5選！コツや集客の流れも解説

リマインドメールで出欠確認を行う

集客して参加予約者が増えても、参加者のなかには申し込んだことを忘れてしまったりするケースがあります。そのため、ウェビナーの1週間前や前日など、開催日が近づいてきたらリマインドメールで出欠確認を行いましょう。

リマインドメールで出欠確認を行なうことで、ウェビナーがあることを思い出し、最終的な参加者数を把握できます。出欠確認を怠ってしまうと当初の申込者数よりも参加者数が減って、ウェビナー後の商談などにつなげられない可能性が上がります。

リマインドメールでは以下の内容を入れると、受信者がウェビナーの存在を思い出しやすくなります。
・開催日時、内容
・申し込みフォームへのリンク
・参加するとどんなメリットがあるか

必要最低限の内容にして、シンプルな文面にしましょう。

開催

開催当日を迎えたらウェビナーを実施します。前日までは上手く動作していても、当日になって画面が固まったり、音声が聞こえなくなったりなどトラブルが発生する可能性があります。ウェビナー当日はトラブルに備えて、予備のパソコンやカメラなどを準備していつでも対処できるようにしましょう。

万が一トラブルがあってもすぐに対応できるので、参加者に迷惑をかけたり、途中でウェビナーを終了したりすることを防げます。

※ウェビナーの開催を考えている方は、動画幹事にご相談ください。より具体的な活用方法を提案します。相談料も紹介料も一切かかりません。

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ウェビナーを開催する際のポイント

ウェビナーを開催する際のポイントを把握していると、見込み客50人獲得といった各ウェビナー主催会社が定める目標達成確率が上がります。参加者にとって有意義な時間となり、交渉につなげられて売上アップを期待できるでしょう。

余裕を持って告知する

ウェビナーの開催日が近くなってから告知すると、すでにお客様の予定が埋まっていて参加できない可能性があります。そのため、申込数が増えず交渉につなげられなくなるでしょう。

とくにターゲットやウェビナーの内容に合わせて、適切なタイミングで告知や広告を行うと良いです。開催が決まったら早めに知らせることで、予定が埋まっていない状態でウェビナーの存在を把握できるので、申込数アップを期待できます。

事前にリハーサルを行う

当日にいきなりウェビナーの本番を実施すると、トラブルが発生する可能性が高いです。とくに通信環境の確認は重要であり、事前にリハーサルを行って「画面操作はしっかりできるか」「音声が止まったりしないか」など、問題なく配信できるかを確認します。またリハーサルで開始から終了までの進行を全てすることで、当日スムーズにウェビナーを行えます。

事前に視聴者から質問されそうなことを考えて、回答を用意しておくことも当日のウェビナーを円滑に進めるために重要です。質疑応答で慌てることがないようにしましょう。

出席者に準備が必要な際は事前に伝える

出席者側で準備することがある際は、事前に伝えることが重要です。準備が必要なものを事前に伝えることでスムーズにウェビナーを進行できるようになります。参加者に用意してもらうものは、主にイヤホンやマイク、通信環境などが挙げられます。

とくにウェビナーは参加者が多くなるほど、回線が混雑してつながりづらいです。主催者側から事前にインターネットの接続推奨環境を伝えて、参加者に環境を用意してもらえば、遅延なくウェビナーに接続可能です。

また、出席者が積極的に参加するようなウェビナーであれば、事前に質問内容を共有することで、出席者側は回答を準備できます。ウェビナーで道具を使うなら、事前に伝えて購入してもらうなどしましょう。

感想を集める

ウェビナーツールの中には、アンケート機能が用意されているものがあります。アンケートにはウェビナーで参加者が感じたことや疑問に思ったことなど、回答してもらいましょう。参加者の感想を集めるとウェビナーで出た課題の改善につながるヒントが得られるので、社内のチームで改善案を出し合って次につなげられます。

また、アンケートの中に「より詳しい説明を希望」や「今後の交渉を希望」などの選択肢を用意すると、ウェビナーを視聴して興味を持った参加者が選んでくれます。主催者側は誰がどの回答をしたのかを確認できるので、見込み客のみにアフターフォローできます。効率的な交渉や成約率アップにつなげられるでしょう。

出席者が参加できるコンテンツを用意する

主催者がずっと話すウェビナーより、出席者が発言できるようなコンテンツを用意すると出席者はよりウェビナーに集中できます。参加者の中にはウェビナーを聞きながら他の仕事をやっている方がいるかもしれません。そのような方はウェビナーに集中して内容を聞いていないので、ウェビナー終了後にウェビナーで話した内容を覚えていなかったり、すぐに忘れてしまったりするでしょう。

例えば、単一選択または複数選択する質問ならウェビナー中に投票機能を利用でき、参加者から票を募ることができます。結果は参加者と共有できるため、視聴者の興味を維持するのに役立ちます。

出席者が参加できるコンテンツを用意することで、よりウェビナーに集中してもらいやすいです。集中して参加できるため、出席者が内容や企業に対して興味を持ってもらいやすくなり、交渉につなげられる可能性があります。

本記事で説明したウェビナー開催のポイントを最低限踏まえないと、下記記事で紹介するような失敗に陥る可能性が増えます。ウェビナー失敗例の詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：ウェビナー運営で発生する代表的な失敗例！原因と対策も解説｜成功例付

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ウェビナー開催にかかる費用

ウェビナーにかかる費用や種類は、以下のとおりです。

・ツールのライセンス（最大参加人数が少ないとき）：無料〜数千円
・ツールのライセンス（最大参加人数が多いとき）：数百万円程度
・外付けカメラ・マイク：数千〜数万円
・ネット通信：数千円
・（必要な場合）講師への謝礼金：数万〜数十万円
・（必要な場合）スタジオレンタル料金：数千〜数万円

必要に応じてですが、ウェビナーツール以外にもカメラやマイクなどの費用がかかります。できるだけ費用を抑えるなら、ウェビナーを自社の会議室で行ったり、自社の従業員をウェビナー講師として行なったりするといいでしょう。

また外部のスタジオをレンタルすると、プロの撮影現場のような設備が揃っているところがあり、必要な機材を用意しなくて良く、トータルで安くなる可能性があります。

なおセミナー・イベントの撮影動画の費用と料金を知りたい方は、以下の関連記事を参考にしてみてください。
関連記事：セミナー・イベント撮影動画の費用と料金相場を徹底解説！【相場早見表・事例あり】

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【まとめ】ウェビナーの開催方法を把握して活用しよう

ウェビナーの開催方法はツールによって若干変わりますが、大きな手順は同じです。一度手順を覚えれば、他のツールでもスムーズに開催できます。

ウェビナーを開催するには、目的・目標・内容を決めるところから始めて、ツールの選定や配信環境の整備、集客を行いましょう。特に目的・目標が決まらないまま開催すると、主催者と参加者の間で内容がブレてしまうので、出席者が途中で退出する可能性が考えられます。

しかし、あまりウェビナーを開催したことがないと「どのような手順で行えば良いのかわからない」「どのツールが最適かわからない」といった悩みを抱え込む方もいるでしょう。そのような方は動画幹事への相談がおすすめです。

※ウェビナーの開催を考えている方は、動画幹事にご相談ください。より具体的な活用方法を提案します。相談料も紹介料も一切かかりません。

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